종이 영수증 스캔만 남겨도 될까, 원본·전자화문서 보관법

먼저 답부터 볼게요

종이 영수증을 스캔했다면 원본은 바로 버려도 될까?

단순 사진이나 PDF 파일이 있다는 이유만으로 모든 종이 원본을 바로 폐기할 수 있다고 단정하기 어렵습니다. 전자화문서가 원본과 내용·형태를 동일하게 재현하고 무결성·열람가능성 등 법령상 요건을 갖췄는지, 세법·보조금·계약에서 원본을 따로 요구하는지 확인합니다.

전자화 절차와 시스템 요건을 갖추지 않은 일반 스캔은 업무 편의를 위한 사본으로 보고 원본 보존기간을 관리하는 편이 안전합니다. 파일명·거래처·일자·금액과 장부 전표번호를 연결해 검색 가능한 상태로 보관합니다.

먼저 챙길 자료

지급·신고·의사결정 자료를 같은 기준일로 맞춰 보세요

문서보존 규정, 스캔 절차서, 장부 전표번호, 원본 영수증, 전자파일 접근권한·백업기록과 거래별 세무증빙을 준비합니다.

• 원본 유형
• 스캔 품질
• 무결성
• 검색·백업

AI로 생성된 이미지

처리 순서

사실관계를 확정한 뒤 장부와 신고를 연결하세요

증빙을 전자발급 원본, 전자화 대상과 종이 원본 유지 대상으로 나눕니다. 스캔 앞·뒤면과 첨부물을 확인하고 전표번호로 연결한 뒤 접근권한·백업·폐기승인 기록을 남깁니다.

판단 기준

명칭보다 실제 지급근거와 기준시점을 보세요

파일 확장자보다 생성과 보관 과정의 신뢰성을 봅니다. 해상도만 높고 수정이력·백업·검색체계가 없다면 원본 대체 요건을 충족했다고 보기 어렵습니다.

실무 예시

법인카드 영수증 500장을 월말에 스캔한다면

카드사 전자내역과 종이 영수증을 전표번호로 연결하고, 수기 메모·접대 목적 같은 추가정보도 함께 저장합니다. 회사의 전자화문서 절차가 법정요건을 충족하는지 확인 전에는 스캔 완료만으로 원본을 일괄 폐기하지 않습니다.

주의할 점

예외와 다음 기간에 미치는 영향도 함께 보세요

세법상 장부·증빙 보존기간, 소송·감사·지원사업의 원본 요구기간이 서로 다를 수 있습니다. 개인정보와 카드정보가 포함된 파일은 접근권한·암호화·파기절차도 함께 관리합니다.

공식 자료

기준일과 원문을 함께 확인하세요

이 글은 2026년 10월 4일 현재 시행 중인 법령과 공식 기관 자료를 바탕으로 한 일반 정보입니다. 사업장 규모, 회사 규정, 지급·신고시점과 개별 사실관계에 따라 결과가 달라질 수 있으므로 실제 반영 전 최신 원문과 관할 기관 또는 전문가의 확인이 필요합니다.