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파일 구성: 입력양식 · 작성예시 · 작성안내
양식 용도
어떤 업무에 사용하는 파일인가요?
거래처코드와 상호, 사업자번호 및 유형을 기준으로 거래처를 구분하는 기본 대장입니다. 대표자와 담당부서·담당자, 연락처와 이메일을 함께 관리해 세금계산서 발행이나 수금·지급 확인에 필요한 연락처를 빠르게 찾을 수 있습니다.
거래조건과 현재 상태, 주소 및 변경메모를 기록하도록 구성되어 있어 신규 등록부터 거래중지까지의 흐름이 이어집니다. 사업자정보를 기준으로 중복 등록을 확인하면 같은 업체의 채권·채무가 여러 코드로 나뉘는 문제를 줄일 수 있습니다.
포함 항목
양식에 들어 있는 주요 항목
- 거래처코드·상호·사업자번호·거래처유형
- 대표자·담당자·부서·연락처·이메일
- 거래조건·사용상태·주소
- 변경메모·등록 건수·관리 기준일
작성 순서
파일을 사용하는 기본 순서
- 사업자등록자료를 확인해 거래처코드, 상호·사업자번호와 유형을 입력합니다.
- 실제 업무 담당자와 연락처, 세금계산서 수신정보 및 거래조건을 관련 부서에 대조합니다.
- 휴·폐업이나 거래중지, 담당자 변경이 생기면 기존 정보를 지우지 않고 변경일과 사유를 남깁니다.
사용 전 확인
작성할 때 확인할 내용
상호가 비슷하더라도 사업자번호와 계약 상대방이 다를 수 있어 이름만으로 거래처를 합치지 않습니다.
지급계좌는 별도 검증이 필요한 정보이므로 거래처 기본정보와 계좌 승인기록을 구분해 관리하는 편이 좋습니다.
담당자 개인정보는 업무에 필요한 항목만 수집하고 퇴사·담당 변경 시 접근 및 연락처 정보를 갱신합니다.